Hay muchas razones para organizar un torneo de fútbol.
Son una gran manera de hacer crecer su club. ¿Quiere reclutar nuevos socios o voluntarios? Un torneo es el escaparate perfecto.
También son una forma de recaudar fondos adicionales. Además, tendrás un buen motivo para relacionarte con las empresas y organizaciones locales, abriendo la puerta a oportunidades y patrocinios.
Dirigir un torneo es gratificante y agradable, pero también es un poco de trabajo. Así que, ¡manos a la obra!
Paso 1: Investiga
La investigación es la base de un buen torneo. Especialmente si se trata de tu primer evento, el trabajo de base que hagas ahora es la clave del éxito.
¿Quiénes?
¿Quién va a jugar? ¿A qué equipos va dirigido? ¿Qué edad tendrán los jugadores? ¿Son capaces de asistir por sí mismos?
Piensa en tu comunidad. ¿Hay zonas socialmente desfavorecidas? ¿Cómo puede afectar esto a la toma de decisiones? ¿Qué pasa con las escuelas locales, los clubes juveniles y los espacios comunitarios? ¿Trabajarás con ellos y, si es así, cómo?
¿Quién le ayudará? ¿Dónde encontrarás al personal del evento y a los oficiales de partido? Si no tienes un equipo preparado, es importante que consideres cómo vas a encontrar a tus voluntarios.
¿Trabajará con socios? Otras organizaciones pueden aportar sus recursos, contactos e ideas. Pero, ¿cuál será su papel? ¿Se trata de un evento conjunto? Piense detenidamente en lo que es adecuado para su torneo antes de ponerse en contacto con ellos.
¿Qué?
¿Cuál es el formato de los partidos de su torneo? ¿Se repartirán premios o regalos a la gente? ¿Pagarán los equipos por entrar? Responder a estas preguntas le ayudará a crear un mensaje promocional claro.
¿De dónde saldrá su presupuesto? ¿Y tiene usted el control del mismo?
¿De dónde?
No planificar, es planificar el fracaso…” Ben Franklin
¿Dónde va a jugar? ¿Qué instalaciones locales son lo suficientemente grandes? ¿Y cuáles tienen ventajas adicionales?
Considera la accesibilidad de cada lugar. Dependiendo de tu comunidad, puede que sea esencial contar con conexiones de transporte público. ¿Cómo es el acceso para discapacitados?
¿Cuándo?
¿Cuándo se va a celebrar? Piensa en cómo podría afectar el clima a los planes. Una recaudación de fondos para familias probablemente no funcione en invierno.
Independientemente de la antelación con la que se planifique, los recintos tendrán reservas anuales permanentes. Planifique su torneo en el lugar donde lo va a celebrar antes de contraer otros compromisos.
¿Por qué?
¿Por qué va a organizar el torneo? Esta es una pregunta clave. ¿Se trata de una recaudación de fondos? ¿Una celebración de fin de año? ¿Un ejercicio de reclutamiento? ¿O algo más?
Tenga claro su objetivo final. Eso os dará a ti y a tu equipo un enfoque claro.
Paso 2: Diseñe su torneo
Su investigación es la base sobre la que construimos. Ahora es el momento de entrar en los detalles.
Definir el objetivo y el formato del torneo
Ya hemos hablado de establecer el “por qué”. No puedes dejar esto en el aire. El objetivo de un “buen” torneo no funciona porque “bueno” es diferente para todos. Sin un objetivo claro, tu equipo tirará en diferentes direcciones, lo que conducirá a un evento confuso.
Define tu objetivo con precisión para que tu equipo tenga algo en torno a lo que organizarse. Además, te permitirá medir el éxito. Sea específico. Anota las cifras: ¿cuánto quieres recaudar?
En esta fase, establece explícitamente el presupuesto. Para evitar que los costes se disparen, sea claro con su equipo sobre lo que puede gastar.
Ahora es el momento de ser creativo. ¿Cómo quiere que sea su torneo? ¿Qué lo distinguirá de otros de la zona?
¿Sus equipos se limitarán a presentarse y jugar? ¿O hay otras actividades en las que quieres que participen?
Con su equipo, elija entre cinco y diez palabras que describan su evento, por ejemplo: emocionante, fresco, innovador, genial, reflexivo. ¿Qué evento o lugar encarna estas cosas? ¿Qué puedes aprender de ellos?
Ya sé que la mayoría de los torneos de fútbol consisten en unos cuantos campos, un par de castillos hinchables y un montón de paraguas. Pero merece la pena dedicar tiempo a su marca y a la experiencia de los participantes.
Si lo haces, descubrirás que tu torneo crece fácilmente año tras año, y crearás una fuente de reclutas e ingresos.
No olvides los pequeños detalles
¿Cuánto durará su torneo? Sea claro para que sus participantes puedan planificar.
Más allá del fútbol, ¿qué actividades se llevarán a cabo ese día? ¿Y quién las dirige? ¿Quiénes son el personal y los voluntarios? Especifica sus funciones y responsabilidades.
Elabore una hoja de cálculo con los datos de contacto de todos y envíe correos electrónicos o mensajes de texto grupales con información crucial. Esto es válido para tus equipos, patrocinadores y socios.
¿Cuáles serán los premios? ¿Quién los proporcionará? Si vas a cobrar por la inscripción, tendrás que reflejarlo en el nivel de los premios.
Esboce su diseño
Una vez que hayas reservado el lugar de celebración, es esencial que diseñes la disposición del torneo.
En una hoja de tamaño A3, esboza dónde irá todo. ¿Cómo quieres que se mueva la gente? ¿Qué pasará si llueve? ¿Dónde se realizará la entrega de premios y los actos paralelos?
Paso 3: Planificar el torneo
Ahora que tienes una idea clara de tus objetivos, es el momento de crear una lista de control que te permita actuar. Divida cada actividad en pequeños pasos a seguir. Eso te ayudará a delegar tareas y a controlar el progreso general.
Por supuesto, tu torneo tendrá sus complejidades específicas, así que rellena los huecos sobre la marcha.
Administración
Confirma tu presupuesto. ¿Ha cambiado? ¿Sigue siendo posible realizar el torneo dentro de ese presupuesto? ¿Ha tenido en cuenta los imprevistos?
¿Cuáles son las reglas del torneo? Confírmalas y comunícalas a todo el mundo.
Desarrolla el programa del día. ¿Qué personal y voluntarios tienen que estar dónde y cuándo? ¿A qué hora deben llegar las demás organizaciones? ¿A qué hora deben presentarse los equipos?
Recuerde que debe mantenerse en contacto con el lugar de celebración, especialmente si depende de él para el desbloqueo. La confusión puede llevar al desastre.
Marketing
Define con tu equipo las actividades de marketing. ¿Quién redactará y diseñará sus materiales? ¿Cómo se promocionará el evento? ¿Cuál es su mensaje? ¿Qué canales sociales utilizarás y cómo?
Defina su estrategia de marketing. ¿Quién escribirá y diseñará los materiales? ¿Cómo vas a difundir el mensaje? ¿Y cuál es su mensaje principal?
Aprovecha todos los canales sociales y los contactos que tienes. Acércate a tu periódico. ¿Acudirán a él? Si no, ¿aceptarán un comunicado de prensa suyo?
Mantén un contacto regular con tus equipos. Haga un seguimiento directo de los equipos que no responden para confirmar su asistencia. Puede ser una buena idea delegar la comunicación con los equipos en una persona. Al fin y al cabo, sin suficientes equipos, el torneo fracasará pase lo que pase.
Salud y seguridad
Mantener la seguridad de todos es fundamental. Lleva a cabo una evaluación de riesgos y aborda los riesgos que identifiques.
¿Quién es tu socorrista cualificado y tiene el equipo necesario? Tu sede o el gobierno local pueden ayudarte con esto.
Asegúrate de que tu personal entiende los procedimientos de salud y seguridad y cuáles son sus funciones en caso de emergencia.
Dotación de personal
Anote qué personal, oficiales de partido y voluntarios han confirmado su asistencia. Envíe recordatorios por texto y correo electrónico con frecuencia, especialmente cuando se acerque la fecha del torneo.
Equipo
Haz una lista de todo lo que vas a necesitar. Piensa en los balones, los petos, los conos, las porterías, los cenadores, los premios y la ropa de marca. Ten en cuenta las edades de tus jugadores y consigue el equipo adecuado.
Incluso podría considerar la posibilidad de proporcionar un conjunto de equipos, como rebotadores de fútbol, para mantener a los equipos que no juegan comprometidos, lo que también sería un gran punto de venta al comercializar su torneo.
Para cada artículo, hazte algunas preguntas. ¿De dónde procede? ¿Quién lo recoge y cuándo? ¿Quién es el responsable de devolverlo? Asegurarse de que todo llega a casa sano y salvo aumenta las posibilidades de volver a tomarlo prestado la próxima vez.
Mantenga a todo el mundo informado
Asegúrate de que tus patrocinadores y socios conocen los horarios, los acuerdos de acceso y todo lo que se espera que hagan ese día. Gestiona sus expectativas y asegúrate de que su experiencia sea fluida, y es probable que consigas su participación la próxima vez.
¿Hay algo más?
Involucre a su personal en cada etapa. ¿Hay algo que haya pasado por alto?
Una cosa adicional que puede considerar es recoger direcciones de correo electrónico o números de teléfono el mismo día. Eso le ayudará a aumentar el compromiso de su comunidad, lo que le permitirá conseguir nuevos miembros, voluntarios y oportunidades de patrocinio.
Paso 4: Coordinación en el día
En la mañana del torneo, toda su investigación y planificación le permitirán ejecutar un evento brillante. Recuerde que debe dejar que el evento funcione, sin microgestionarlo.
Antes de que lleguen los equipos, haz una última reunión informativa con tu personal y los voluntarios, y luego deja que hagan su trabajo.
Manténgase libre para responder a los problemas que surjan y cree una gran experiencia para todos los participantes.
Si no están allí, envíe un breve comunicado de prensa y fotografías al periódico. Puedes escribir la mayor parte por adelantado y completar los números después.
Dedica un tiempo durante la jornada a dar las gracias a todos los participantes. Al final, reúne a tu equipo para felicitarlos. Ah, y no te olvides de disfrutar.
Paso 4: Coordinación en el día
En la mañana del torneo, toda su investigación y planificación le permitirán ejecutar un evento brillante. Recuerde que debe dejar que el evento funcione, sin microgestionarlo.
Antes de que lleguen los equipos, haz una última reunión informativa con tu personal y los voluntarios, y luego deja que hagan su trabajo.
Manténgase libre para responder a los problemas que surjan y cree una gran experiencia para todos los participantes.
Si no están allí, envíe un breve comunicado de prensa y fotografías al periódico. Puedes escribir la mayor parte por adelantado y completar los números después.
Dedica un tiempo durante la jornada a dar las gracias a todos los participantes. Al final, reúne a tu equipo para felicitarlos. Ah, y no te olvides de disfrutar.
Paso 5: Evaluación del torneo
El mismo día, habla con todos los participantes que puedas. Obtenga comentarios e impresiones inmediatas. Eso te ayudará a evaluar tu evento y, posiblemente, a mejorarlo inmediatamente.
Seguro que hay un par de cosas que hay que solucionar. ¿Todo el equipo ha vuelto a su sitio?
Un par de días después del evento, envía un mensaje de agradecimiento a todos los participantes. Esta es también una oportunidad para pedir cualquier comentario.
Cuando te sientes a evaluar, vuelve a tus objetivos originales. Si se trataba de recaudar fondos, ¿se alcanzó el objetivo? Pregunta qué podría mejorarse para la próxima vez, pero no actúes con ideas que te alejen del objetivo del torneo.
Si el torneo fue un éxito, quizá quieras repetirlo. Son un gran trabajo, pero cada vez son más fáciles, ya que puedes reutilizar gran parte del trabajo de base que hiciste esta vez.